マネーフォワード請求書のメール送信機能が便利。毎月の請求書送付をスムーズに実行

2024年3月27日 2024年4月16日

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弊所では、請求書は「マネーフォワード請求書」を利用しております。

マネーフォワードの各プランご契約で通常利用することができます。

マネーフォワード請求書で「メール送信機能」を使うと、お客様への請求書送付を非常にスムーズに行うことができます！

そちらの使い方と、利便性、そしてどれくらい時間を短縮できたかをお伝えしたいと思います。

マネーフォワード請求書「メール送信機能」の使い方

①まずは下準備から。右上の歯車マークをクリックし、「帳票設定」を選びます。

②左側のメニューから「メール」をクリックすると、「メール定型文」というものがあるので、そちらを選び、右上の「定型文を追加」をクリック。

③定型文の新規追加画面が開きます。ここで、請求書をメール送信する際のメールの件名や本文のテンプレート文を作っておくことができます。「タイトル」というのは定型文につけ
るタイトルです。後からわかりやすい名前をつけておきましょう。

④また、左側メニューの「メール」のうち「一般」からは、送信者名や返信先メールアドレス、cc メールアドレスなどを設定することができます。

⑤作成した請求書を開きます。

⑥右のほうに「メール送信」というボタンがあるので、そちらをクリックします。

⑦送付の準備画面がでてきます。メールアドレスを入力。メールアドレスは、登録した取引先にメールアドレスを登録しておくと自動的に入力されます。

⑧複数の定型文が作成してある場合は、プルダウンから選択することができます。また、ここで本文に修正を加えることもできます。○○御中という欄は、請求書から自動的に記載さ
れています。

⑨問題なければ「送信する」をクリックします。

受信した方には下記のようにメールが表示されます。

請求書は URL からダウンロードしていただく方式です。

この機能を使い始める前は、

①マネーフォワード請求書で請求書を作成→②請求書を PDF でダウンロード→③請求書の名前を変更し、保存→④メールへ添付し送付しており、12 件ほどの請求書を作成して送るまで 30～45 分程度かかっておりました。

マネーフォワード請求書から、請求書をダウンロードして名前を変更するという作業に手間取ってしまっていたと思います。

また、もっと前は紙に印刷して送付するという形式を取っていました。こちらは 1 件につき、印刷する→押印する→封筒を作成する、送付状を作成する、切手を貼るといった作業
で 15～20 分程度はかかっていました。

それがこのメール送信機能を使用すると、12 件の請求書は作成から送信まで 9 分で終えることができました！80％も時間を削減できたことになります。

ただ、送信専用のメールアドレスから送付されるため、あらかじめ送付先のお客様には送付元のメールアドレスや請求書をダウンロードしていただく必要があることをお伝えしてお
いた方がスムーズに運用できると思います。

ほかにも、毎月の請求書を自動で作成できるなど、便利に使える機能がありますので、またご紹介したいと思います。