何回も同じチェックをしている？ 〜経費精算・承認フローのムダを考える〜

経費精算や承認フローの中で、同じ情報を何度もチェックする場面に遭遇したことはないでしょうか？

たとえば、支店で領収書と伝票を照合し、その後一覧表を作成して経理部門が再確認。さらに、上長がもう一度照合し、最終的には会計ソフトに入力してチェック…

果たして、こんなに何回も同じチェックをする必要はあるのでしょうか？

本記事では 「重複チェックの構造」 を紐解き、どのように改善できるかを探ります。

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重複チェックが起こる理由

① 人為的ミスへの過剰な警戒

組織ではミスを防ぐために確認作業を行いますが、それが過剰になることで本質的な目的が失われます。「とりあえず何重にもチェックしておけば安心」という考えが、二重三重の確認を生み出すのです。

② 権限の分散と責任の不明確さ

例えば、経費精算では支店でのチェックと経理部門のチェックが別々に行われることがあります。各部門が「自分の責任範囲では間違いを出したくない」と思うがゆえに、独自のチェックを追加してしまうのです。

③ 承認フローの複雑化

組織の階層が深いほど、承認プロセスが増えます。「私は責任を負えないから上長にも確認してほしい」「経理部門が最終確認をする」といった形で、チェックの回数が膨らんでいくことがあります。

④ アナログな業務プロセス

Excelや紙ベースの業務は、データの一元管理が難しく、結果として二重チェックが必要になりがちです。システム化されていないことで、「一覧表で整理→再チェック→経理処理」といった手順が増えてしまいます。

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重複チェックをなくすためのアプローチ

チェックポイントの整理

まずは「どのタイミングで、誰が、何を確認するか」を明確にすることが重要です。以下のようなフローを設計すると、過剰なチェックをなくすことができます。

チェックの役割	担当者	タイミング
領収書の確認	支店	経費申請時
伝票照合	経理部門	申請受理時
システム登録・承認	上長	システム内で一括処理

システム導入で一元化

クラウド会計ソフトやワークフロー管理ツールを活用することで、二重三重のチェックを削減できます。例えば、システムを使って承認フローを自動化し、領収書のデータと経費申請を紐付けることで、手作業の照合が不要になります。

組織的な役割分担の見直し

「経費精算のチェックは支店のとりまとめ担当の責任、経理部門はデータの整備」など、明確な役割分担を定めることで、不要なチェックを減らすことができます。

データ活用によるチェック負担の軽減

AIやOCR（光学式文字認識）を活用して、領収書のデータを自動処理することでチェック業務の負担を軽減できます。「手動で照合しなくても、システム上でチェックできる」環境を作ることが、業務効率化のカギになります。

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重複チェックをなくすことで得られるメリット

• 作業時間の削減：確認業務にかかる時間が短縮され、他の重要な業務に集中できる。
• 人的ミスの削減：チェックの煩雑さを減らすことで、逆にミスの発生を防げる。
• チーム間の業務負担の均衡化：部署ごとの役割が明確化し、余計な業務負担が減る。
• データの活用による経理業務の効率化：システム化により、手作業のチェックが不要になり、全体のスピードが向上する。

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