経費精算業務の煩わしさと、効率化するための経費精算システムについて解説！

経費精算の手続きは、難しい作業でないわりに煩わしく、時間のかかることから、悩まされている方も多いのではないでしょうか。本記事では、経費精算の基本から効率化のためのツールについて詳しくご紹介します。このガイドを読めば、経費精算の手間を大幅に削減できる方法が分かりますので、ぜひ最後までお読みください！

従来、経費精算はどのように行われてきたか

従来の経費精算の手順は非常に面倒なものでした。紙の領収書を保管し、手作業で申請書に転記し、経理部門がそれをチェックするというプロセスが一般的でした。この方法は時間がかかり、ミスも起こりやすいものでした。具体的には、以下のような手順が一般的でした。

１．紙の領収書の保管：出張や会食などで経費が発生した際に、その領収書を手元に保管します。
２．手書きまたはExcelで申請書作成：領収書の内容を手書きやExcelで申請書を作成します。
３．上司の承認：上司に申請書と領収書を提出し、承認を得ます。
４．経理部門の確認：承認された申請書と領収書を経理部門に提出し、内容を確認してもらいます。
５．精算処理：経理部門が内容を確認した後、実際に精算処理が行われます。

このような従来の方法では、ミスが発生しやすく、また精算が完了するまでに多くの時間がかかっていました。

 

経費精算の煩わしさとは

経費精算の煩わしさは主に以下の点に集約されます。

１．時間の浪費：領収書等の内容を申請書に転記するというものですから、決して難しい作業ではありません。ただ、たくさんの領収書を溜めてしまったりすると、単純作業に時間を使うことになり、生産性のない時間を過ごすことになります。
２．ミスの発生：手書きや手作業での転記はミスを誘発しやすく、確認作業も増えます。
３．書類の管理：大量の紙の領収書や申請書を管理するのは手間がかかり、紛失のリスクもあります。
４．確認作業の負担：経理部門が一件一件手作業で確認するため、負担が大きくなります。

 

経費精算ツールってどんなもの？

そんな煩わしい経費精算ですが、近年では、経費精算ツールが使われています。
経費精算ツールは、従来の煩雑な経費精算プロセスを効率化するためのソフトウェアです。これらのツールは、領収書のデジタル化、申請書の自動生成、承認プロセスの簡素化など、多くの機能を提供します。

たとえば、アプリで領収書を撮影し、取引日、金額、利用先等の詳細をシステムに入力して申請ができます。上長の承認作業もWEBで行うことができます。
電車などの公共交通機関については、行き先を入力してルート検索などができるツールもあり、とても便利です。

従業員から経費精算ツールを使うのは面倒くさいと言われてしまった

「従業員から経費精算ツールを使うのは面倒くさい。領収書を渡すから経理担当者に丸投げしたい」と言われてしまうことがあるかもしれません。
たしかに、操作の習得に慣れないうちなどは面倒に感じるかもしれません。しかし、長期的には手書きや手動入力の手間を省き、入力ミスの減少、迅速な承認プロセス、データの一元管理による業務効率の向上と利便性の向上に繋がります。理解をお願いし、社内での経費精算ツールの浸透を促進したいものです。

 

経理代行サービスは、企業にとって多くのメリットがあります。
特にコスト削減や業務効率の向上、専門知識の活用などが挙げられます。

料金相場は、提供されるサービス内容や業者によって異なりますが、一般的な相場を把握することで、適切な判断ができるようになります。

経理代行サービスを検討している企業の皆さんは、ぜひこの記事を参考にしてみてください。