【経理資料】誰もが気づいている「ムダな資料作り」、変えられない理由と解決策
keiri-staff01はじめに
先日、とある企業の経理担当の方から、会計帳簿を作成するだけでなく、役員報告用資料や社員向けの会議資料など、同じような内容だけれど異なるフォーマットの資料を毎月3パターン作っており、疲弊しているというお悩みをうかがいました。
しかし、「毎回、フォーマットの違う資料を作っているのは本当に効率的なのか？」と考えると、そこには無駄や属人的な運用が発生していることが分かります。
本記事では、「なぜ資料が多重化するのか？」という根本的な問題を掘り下げ、業務をスリム化するための具体的な方法を解説します。
1. 経理資料の「増えすぎ問題」——なぜ複数のフォーマットが生まれるのか？
情報の用途が異なる
経理データは、多くの関係者によって利用されるため、目的ごとにフォーマットが異なる傾向があります。
- 役員向け資料 → 経営判断を支える数値を厳選したもの
- 社員向け資料 → 日々の業務報告や財務状況を分かりやすく可視化したもの
こうした用途の違いが資料の多様化を引き起こしているのです。
企業文化と過去の慣習が影響している
「このフォーマットで作るのが当たり前」という固定観念が根付いていると、合理性を考えずに資料作成が続いてしまいます。
- 本当は誰もが「無駄が多い」と思っているのに、変えられない
- 「〇〇さんに言われたから」「以前からこのやり方だから」
誰も問題提起をせずに慣習が続き、業務が非効率になってしまうのです。
使用ツールの違いによるデータ分断
データの管理方法が統一されていないと、転記作業が増えてしまい、資料の作成負担が大きくなります。
- 会計ソフトとExcelが連携していない
- PowerPointやPDFなど異なるフォーマットで毎回変換が必要
ツールのバラバラな運用が、不要な資料作成を生み出す要因になっています。
2. 経理資料のスリム化——無駄を減らす具体的な方法
共通フォーマットを策定する
情報の用途は異なっても、基礎となるデータは共通であるはずです。統一フォーマットを作成し、必要に応じて情報の粒度を調整できる形にすることが重要です。
- 役員向け資料と社員向け資料を統一したフォーマットで作成
- 情報を整理し、テンプレート化することで作業時間を削減
クラウドツールを活用し、リアルタイムでデータを共有
情報の一元管理が可能なクラウドツールを活用することで、手作業による資料作成の負担を軽減できます。
- 会計ソフトとBIツールを連携し、異なる視点の資料を自動生成
- Excelやスプレッドシートで共有フォーマットを作成し、全員が同じデータを見る環境を構築
組織のマインドセットを変える
最大の問題は、「誰もが問題だと思っているのに変えられない」という組織文化です。この状態を打破するために、以下の施策を導入すると効果的です。
- フォーマット見直し会を定期的に開催し、課題を洗い出す
- トップダウンでルール変更を推進し、現場負担を減らす
- 資料作成の目的を明確にし、「必要な情報だけを共有する」文化を作る
3. まとめ
経理資料のフォーマットが乱立する背景には、「情報の用途の違い」だけでなく、「過去の慣習」や「変えることへの抵抗感」があります。
共通フォーマットの策定、ツールの統一、組織のマインドセット改革の3つの視点からアプローチすることが、経理業務のスリム化には不可欠です。
不要な作業を減らし、情報共有をスムーズにすることで、経営判断の質も向上します。
企業の経理業務を最適化し、より合理的な経営環境を実現しましょう！
