紙の経費資料からの脱却！データ化で業務効率を向上させよう

皆さんこんにちは！東京経理アウトソーシングプロです。

経費資料は、まだまだ紙で管理している事業者様が多いことと思います。保管場所を確保するのも負担ですし、ましてや何か特定の資料を探したいときは、紙の束をめくる作業をするなど、検索の手間がかかり、業務の効率が悪くなりがちです。

ついこの前も、「○月×日発行の▲▲様からの請求書だけ見つからないから探してほしい」と言われ、1時間にわたって探し続け結局見つからないということがありました。

そこで、紙資料をデータ化して保存することに切り替えることで、管理の手間を削減し、経理業務のスピードアップを図ることができます。本記事では、紙の経費資料をデータ化する方法と、そのメリットについて解説します。

紙のまま経費資料を管理していると、以下のような課題が発生します。

保管スペースを圧迫する
過去の資料を探すのに時間がかかる
紛失・劣化のリスクがある

一方、データ化することで次のようなメリットが得られます。
✅ 必要な書類をすぐに検索できる
✅ ペーパーレス化でオフィススペースを有効活用できる
✅ バックアップを取ることで、紛失や災害時のリスクを軽減できる

経費資料をデータ化する方法はいくつかあります。
🔹 スキャナーを活用する
専用のスキャナーを使えば、大量の紙資料を一括でスキャンし、PDFや画像データとして保存できます。「scansnap」など、小さなレシートなどもスキャンしやすいツールもあります。

🔹 スマホアプリで手軽にスキャン
「CamScanner」や「Adobe Scan」などのスマホアプリを使えば、スマートフォンで簡単に書類をスキャンし、データとして保存できます。

🔹 クラウドサービスを活用する
Google DriveやDropboxなどのクラウドストレージに保存すれば、どこからでもアクセス可能になり、共有もスムーズになります。

データ化した経費資料は、適切に整理・管理することが重要です。
📌 フォルダを整理する
「年別」「月別」「取引先別」などのルールを決めてフォルダを作成し、一目でわかるようにしましょう。

📌 ファイル名のルールを統一する
例：「202401_取引先名_請求書.pdf」のように、規則性を持たせると検索がスムーズになります。

📌 バックアップを取る
外付けHDDやクラウドサービスを活用し、定期的にバックアップを取ることでデータ消失のリスクを回避できます。

データ化を始める際には、以下のステップを意識しましょう。

1️⃣ まずは最新の資料からデータ化
過去の資料をすべてデータ化しようとすると手間がかかるため、まずは最新のものから始めるのがおすすめです。

2️⃣ 社内でルールを決める
データ化のルール（ファイルの保存先・命名ルールなど）を社内で統一し、全員が同じ方法で管理できるようにしましょう。

3️⃣ ペーパーレス化を意識する
新しく受け取る請求書や領収書をなるべくデータで受け取るよう、取引先と相談するのも有効です。

経費資料のデータ化は、業務の効率化やペーパーレス化につながる重要な取り組みです。スキャナーやスマホアプリを活用しながら、管理しやすいルールを作り、スムーズな移行を進めましょう。

データ管理に不安がある場合や、社内での運用を円滑に進めたい場合は、経理代行サービスの活用も選択肢の一つです。効率的な経費管理を目指し、データ化を進めていきましょう！

 

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