面倒な従業員の立替経費の会計ソフトへの入力は経費精算システムとの連携でラクに行おう
こんにちは!東京経理アウトソーシングプロです!
経理業務は企業運営の基盤を支える重要な仕事ですが、その中でも従業員の立替経費の処理は特に手間がかかる部分です。領収書の確認、データの入力、修正対応など、経理担当者には煩雑な作業が山積みです。
そんな中、効率化と正確性の向上を目指して「経費精算システム」の導入が注目されています。このシステムを活用することで、経費処理の課題を大幅に解消し、経理担当者の負担を軽減できます。
本記事では、経費精算業務の現状と課題を整理し、経費精算システムと会計ソフトを連携することで得られる具体的なメリットについて詳しく解説します。ぜひ参考にしてください。
従業員が立て替えた経費を会計ソフトに入力するのは面倒
従業員が立て替えて支払った経費は会社が精算することが不可欠です。しかし、経理担当者にとって、この作業は非常に手間のかかる業務の一つです。
例えば、従業員から提出された領収書や請求書を確認し、金額や項目を会計ソフトに入力する際、
- 手書きの文字が読みにくい
- 提出物が不足している
- 内容が不明瞭。何に使ったのか不明
といった問題がしばしば発生します。また、経理担当者がすべて手作業で入力する場合、ミスのリスクも高まります。
さらに、立替経費の精算は多くの場合、定期的に締め切りを設けて行います。そのため、月末や月初は経理業務が立て込む一因となり、他の重要な業務に集中できなくなることも少なくありません。
せっかく入力を終えたのに「すみません。先月のレシートが出てきちゃいました」と従業員から申し出がある場合も
締め切りを過ぎた日付の経費を提出して、経理担当の方に怒られたことありませんか?
経理担当者にとって、ようやく入力を終えて一息ついたところで、「先月のレシートが出てきました」と従業員から追加の申告があるのは大きなストレスです。
これに対応するためには、再度会計ソフトを開いて前月分のデータを修正する必要があります。修正に伴い、以下のような問題も発生しがちです。
- 既に確定した月次報告の修正
- 関連部門への説明や報告
- 修正履歴の記録と確認
また、締め切り後に遅れて提出された経費精算が頻発する場合、経理の効率が著しく低下します。一回終えたものを直す、数字を一つ直すと関係する数字を全部直さないといけない、というものはかなり面倒なのです。これにより、経理担当者のモチベーションにも影響が出る可能性があります。
経費精算システムと連携するとかなりラクになる!
これらの課題を解決するために有効なのが、経費精算システムを導入し、会計ソフトと連携する方法です。経費精算システムのメリットには以下のようなものがあります。
自動化による効率化経費精算システムでは、従業員が経費を申請する際に、スマートフォンで領収書を撮影してアップロードしたり、カード利用明細を自動で取り込んだりすることができます。これにより、経理担当者は手入力を大幅に削減できます。
リアルタイムでのデータ管理システム上でリアルタイムに経費申請状況を確認できるため、締め切り後の遅延申請も減少します。また、データは自動的に会計ソフトに取り込まれるため、二重入力の必要がありません。
承認フローの明確化経費精算システムには、承認フローを設定できる機能が備わっています。これにより、従業員が申請した経費が適切に承認され、経理担当者が確認する前に内容が整理されるため、業務の負担が軽減されます。
ミスの防止経費精算システムは、入力内容を自動的にチェックし、計算ミスや入力漏れを防止します。また、規定外の経費が申請された場合にはアラートが出るため、不正申請のリスクも軽減されます。
導入時のポイント経費精算システムを導入する際には、以下のポイントを押さえることが重要です。
1. 自社の業務フローに合ったシステムを選ぶ
システムごとに特徴や強みが異なるため、自社の業務内容や規模に適したものを選ぶことが大切です。
2. 従業員への教育を行う
システムの操作方法を従業員に周知することで、スムーズな導入と活用が可能になります。「よくわからない」と言って使ってくれない従業員の方、必ず出現します。最初は一緒に使うなどして、簡単に操作できるということをわかってもらうことが必要です。
3. セキュリティ対策を確認する
経費精算には個人情報や機密情報が含まれる場合があるため、セキュリティ対策がしっかりしているシステムを選ぶことが重要です。
まとめ
従業員の立替経費の処理は、手間がかかるだけでなく、ミスやストレスの原因となる業務です。しかし、経費精算システムを導入し、会計ソフトと連携することで、これらの課題を大幅に解消できます。経理担当者の負担を軽減し、業務の効率を向上させるために、経費精算システムの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
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