その請求書のPDFデータ、経理にまわすまでに何故印刷しちゃうの？？
keiri-staff01こんにちは！東京経理アウトソーシングプロです。
経理作業をしていると、「あれ？この請求書ってもともとPDFだったんじゃないの？」「おや？経費精算システムで申請したであろう内容をわざわざ印刷してない…？」というような紙媒体に出会うことがしばしばあります。
つまり、経理にまわってくるまでに、もともとデジタルだったのに紙になっちゃっているってことです。これ、どうしてなのでしょうか…？
1. ついつい印刷しがちな請求書、何が問題？
請求書がPDFで送られてくる時代になったのに、つい「印刷してしまう」人が多いのはなぜでしょうか？
一見、業務を進めるための「安心」や「確認のため」と思う行動ですが、実はその印刷が業務の非効率を生み出しています。
つい印刷してしまう心理的要因
「データだけだと不安」：画面だけで確認するのが慣れないため、紙に印刷しないと「ちゃんと見た気がしない」。
「デジタルだと見逃しそう」：小さな数字や項目を見落とす心配から、紙にして赤ペンを入れたくなる。
「業務の習慣」：長年、紙で業務を回してきたため、請求書は紙にして渡すものという固定概念がある。
例えば、A社の営業部では請求書がメールで届くたびに印刷し、課長がチェックした上で経理に回すというフローが日常化していました。そう、印鑑が２，３つ押してあるあの感じです。しかし、ある日「請求書が未提出」と経理から指摘されるミスが発生。紙の束に埋もれて、提出が漏れていたのです。デジタルデータで管理していれば発生しなかったこのミスも、アナログ業務が根強く残ることで起きてしまいました。
データと紙の二重管理が生む非効率
印刷 → 確認 → ファイリング → 経理へ提出…この流れは一見、問題ないように思えますが、実際には紙に戻すことで発生する手間が無視できません。
2. 印刷による手間、コスト、そして“二度手間”
請求書を印刷してしまうことで、業務には多くの「見えないコスト」が発生しています。
具体的な手間の流れ
① PDFを印刷
② 印刷した請求書に目を通す
③ 修正やチェックが入れば、さらに印刷
④ 経理に提出
⑤ 経理が紙の請求書を見ながらシステムへ再入力
この流れを「当たり前の業務」として行っている人が多いのですが、PDFデータが最初から経理に回されていれば、3～4ステップが不要になります。
見逃せないコスト
紙代やインク代：毎月何枚の請求書を印刷しているか計算したことはありますか？
例えば、1部5円のコストがかかるとすると、1ヶ月に200部印刷すれば 1,000円。年間にすると 12,000円 ものコストです。（余談ですがここ数年紙の値段めちゃくちゃ上がっています…！5,000枚が3年前は3,000円で買えたのに今は4,000円ですよ！）
時間のロス：1件の請求書に対して印刷、提出、管理…5分程度かかるとすると、月間200件で 1,000分（約17時間） も消費してしまいます。
二度手間のリスク：紙ベースでの管理は、経理が再びデータ入力をしなければならず、ヒューマンエラーのリスクも高まります。
非効率の例
- 経理部門から見た「PDFデータのまま渡してほしい」本音
経理部門にとって、紙の請求書ほど厄介なものはありません。なぜなら、デジタルで処理すれば数分で終わる作業が、紙になることで手間とリスクが増えるからです。
「管理が大変。保管スペースも圧迫されます。経理資料をしまうキャビネット、みちみちに詰まってます！」
「数字が読み取りにくいことがあり、ミスにつながる」
4. 「デジタル処理」で業務効率を劇的にアップする方法
「印刷しない」と決めるだけで、業務は大きく変わります。具体的な方法をいくつかご紹介します。
クラウドストレージを活用する
Google DriveやDropboxに「請求書専用フォルダ」を作り、ファイルをアップロードして共有するだけで、経理担当者がすぐに確認できる仕組みが整います。
ファイル名のルール化
「2024-06-17_取引先名_請求書.pdf」のように統一することで、管理が一気に楽になります。
経理ソフトや会計システムと連携する
マネーフォワードや弥生会計、freeeなどのクラウド会計ソフトを活用し、請求書のデータを直接取り込むことで、手入力の手間がなくなります。
5. 「印刷しない文化」を作る一歩
業務改善の鍵は「習慣化」です。
ルール化と浸透
社内ルールとして「請求書はPDFデータのまま経理へ提出する」を徹底する。
業務フローを見直し、マニュアル化する。
社員教育と意識改革
ペーパーレスによるコスト削減や業務効率化について定期的に社員に周知する。
デジタルツールの使い方研修を行い、不安や抵抗を解消する。
まとめ
「とりあえず印刷」の習慣を見直すだけで、コスト削減、時間短縮、業務の正確性向上が実現できます。PDFデータをそのまま共有することで、経理担当者の負担を軽減し、会社全体の業務効率を劇的にアップさせましょう。
経理代行サービスは、企業にとって多くのメリットがあります。
特にコスト削減や業務効率の向上、専門知識の活用などが挙げられます。
料金相場は、提供されるサービス内容や業者によって異なりますが、一般的な相場を把握することで、適切な判断ができるようになります。
経理代行サービスを検討している企業の皆さんは、ぜひこの記事を参考にしてみてください。
